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浅析编号法在干部人事档案管理中的应用
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2015-12-23 15:52:13 大荔县
 
 

  干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分,是做好干部工作的前提,搞好干部人事档案管理,对于准确了解干部,掌握干部各方面情况,选准用好干部具有十分重要的意义。档案的编号则是按照一定规律对每卷干部人事档案进行科学的编号和存放,是整个档案管理工作中的重要一环。对巩固档案整理的成果,固定档案的排列顺序、方便保管和查找利用,有着十分重要的作用。
  一、干部人事档案编号法概况
在干部人事档案的管理中,档案编号法根据实际因地制宜,有汉语拼音字母编号法、姓氏笔画编号法、单位编号法、笔形编号法和四角号码编号法等。
  1、汉语拼音字母编号法
汉语拼音字母编号法是根据“音序检字法”的基本原理为干部人事档案编号的一种方法。先排姓氏,按姓氏的拼音字母顺序排序;同姓之内,再按照其名字的第一个字的拼音首字母次序排列;如果名字的第一个字母相同,再按这个名字的第二个字的首字母进行排列;以此类推。
  2、姓氏笔划编号法
姓氏笔划编号法是将同姓人的档案集中在一起,再按照姓氏笔划为序进行编号的方法。
  3、单位编号法
单位编号法是将干部人事档案按照人员所在单位进行编号存放的方法。先按照一定的规律将单位名单进行排序,再将干部人事档案按照一定的规律在各个单位内部进行排列。
  4、四角号码编号法
四角号码编号法也称“笔形编号法”,就是按照干部姓名的笔形取角编号的方法。先把每个字分成四个角,每个角确定一个号码,每个字四个角的笔形按其位置左上、右上、左下、右下的顺序取号,然后把所有的字按照四个号码组成的数字大小进行排列。四角号码的笔形分为十种,用0到9十个号码代表:横一垂二三点捺,叉四插五方框六;七角八八小是九,点下有横变零头。
  二、我县干部人事档案编号情况
随着科学技术的迅猛发展,计算机信息系统的应用和建设,干部人事档案管理模式也得到了进一步的发展。为了将干部人事档案管理水平提上一个新的台阶,适应新形势下现代化的管理方式,我县结合实际情况对干部人事档案编号法进行改进,利用计算机等先进设备,科学合理地使用符合本单位实际情况的编号方法。
之前,我县干部人事档案运用汉语拼音字母编号法进行管理,这种方法也比较科学,只要熟悉掌握了汉语拼音方法,编号和使用都很简便。但也存在着缺点,如拼音不熟练或不准,也易出差错。经多方调查研究,结合我县实际,现调整为单位—汉语拼音编号法。此种编号法主要是单位编号法与汉语拼音编号法相结合的方法。首先将管理的干部人事档案按照所属单位进行划分,一般以一级部门为单位,如果有下属单位,则仅作为一级部门的分支,统一存放于一级部门单位中;其次,在划分各个单位的基础上,再对每个单位的干部人事档案按照姓氏的拼音字母顺序进行排列。使用这种编号方法,综合了单位编号法和汉语拼音编号法的可取之处,避免了单独使用某种方法的不足,优点显而易见。因为汉语拼音比较简便,普及程度较高,易于掌握,进行编号和使用起来都方便。按照单位进行划分,便于集中管理、处理材料和进行查询。同时,利用计算机等现代管理手段,在单位—汉语拼音编号法的基础上,建立了干部人事档案信息库,集查询、修改、增加、删除等多种功能于一体。计算机等现代化管理设备的应用,使得“人工检索”与“计算机检索”相结合,提高查阅效率,增强档案利用率。
我县对干部人事档案实行按照干部管理权限集中管理、统一存放的管理模式,所有的档案统一立卷、统一归档、统一整理、统一保存,形成档案管理“一条线”的管理体系,切实有效地保证档案管理工作的正常开展。
  三、使用单位—汉语拼音编号法管理档案存在的问题
使用单位—汉语拼音编号法进行编号,辅之以计算机现代化进行档案查询,具有一定的优势和方便之处。通过日常使用发现,使用这种方法也存在不足之处:
  1、仅知姓名不知单位时查找相对困难。当只知道某份档案的姓名而不知道其所在单位时,利用这种编码法进行查询就会花费很大的时间和精力。尤其是在同名同姓,或者读音很接近的情况下,查找很容易出现错误。
  2、因人事调整导致档案排序动态变化。因为人事调整,干部人事档案的调入调出,使得档案的排列顺序时刻处于一种动态的变化之中。单位之内的人事档案按照汉语拼音进行排列,就不仅会出现相同编号的情况,还会出现编号断层的情况,影响档案的查询和日常管理。
  3、新进档案管理人员查找档案较困难。新进档案管理人员在查找档案时,由于对单位及下属情况不熟,加之前面说的档案时刻处于动态排序变化之中,对新人熟悉、查找档案无形中增添了障碍。
四、对编号法在干部人事档案管理中应用的建议
首先,在现有的条件之下,为了更快更高效地进行档案日常管理,发挥编号法的最大优势,应该努力提高档案管理人员的综合素质,加大培训力度,提高“人工检索”的效率,克服单位—汉语拼音编号法的不足之处。其次,在现有条件的基础上,探索更加快捷、便利的编号方法,充分利用现代化管理方式,找到更适合本单位档案管理的编号方法。(罗辉 潘少立)

  责任编辑:王珊珊)
 
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